Surat Menyurat

‘Sesungguhnya Allah  mencintai orang-orang yang berjuang di jalan-Nya dalam barisan yang tersusun rapi, seakan-akan mereka merupakan bangunan yang tersusun kokoh.”
(QS. Ash-Shaff : 4)
Pengertian Kesekretariatan
Kesekretariatan berasal dari kata sekretariat. Sekretariat artinya bagian dari organisasi yang menangani pekerjaan dan urusan-urusan yang menjadi tugas sekretaris, kepaniteraan (tulis-menulis dan surat-menyurat). Kesekretariatan merupakan bagian pekerjaan yang banyak berhubungan dengan surat-menyurat, pengagendaan, pengetikan, dan kearsipan. Dalam kenyataannya, bidang kerja kesekretariatan sangat banyak, baik yang bersifat rutin dikerjakan setiap hari maupun pekerjaan yang bersifat insidental.
Tugas Pokok Kesekretariatan
Apapun nama dan bentuknya,  kesekretariatan merupakan elemen yang harus ada untuk membangun dan menjaga kesinambungan suatu organisasi. Tanggung jawab umum (tugas pokok) kesekretariatan adalah:
Pengelolaan sistem administrasi organisasi termasuk di antaranya adalah pengelolaan surat masuk dan pembuatan surat keluar baik internal maupun eksternal organisasi.
Pengelolaan sistem pengarsipan data dan informasi, baik intern maupun ekstern organisasi. Data dan informasi merupakan aset penting yang harus disimpan untuk kebutuhan di kemudian hari.
Pengelolaan fisik sekretariat. Sekretariat merupakan tempat kerja dan bersilaturahmi para pengurus. Semakin nyaman tempatnya, akan semakin betah pula pengurus untuk bekerja dan berkumpul di dalamnya. Sehingga soliditas pengurus dan kinerja organisasi bisa lebih meningkat demi kepentingan dakwah.
DESKRIPSI KERJA
DAN PIKET
Deskripsi Kerja
Administrasi
Menginventaris dan mendokumentasi surat-surat
Membuat surat-surat keluar
Catatan :
Untuk surat keluar di buatan oleh depart  maling-masing
Mendokumentasikan arsip-arsip dari dalam dan luar BEM-FE Mendokumentasikan arsip-arsip keorganisasian
Susunan pengurus
Biodata
Struktur
AD/ART dan
Arsip–arsip penting lainnya
Mendokumentasikan contact person
Mendokumentasikan laporan setiap keputusan aksi atau kegiatan  BEM-FE dari sekretaris biro/departemen/LSO minimal setiap minggu
Kerumahtanggaan
Bertanggung jawab masalah piket kesekretariatan
Mengatur jadwal pemakaian ruangan
Membantu memfasilitasi setiap rapat
Mengatur jadwal acara/konfirmasi Ketua Umum dan SJ
Mendaftar tamu
Mengumpulkan dan mensosialisasikan informasi atau perkembangan terbaru BEM-FE yang mendesak, khususnya informasi kesekretariatan
Perlengkapan
Membeli barang-barang kebutuhan kesekretariatan
Menginventaris barang-barang milik kesekretariatan
Memantau kelengkapan dan keberadaan barang-barang tersebut
Memantau kebutuhan kesekretariatan
Piket
Memasukkan surat yang datang ke buku surat masuk
Mengarsipkan ke pos dokumen
Menerima telepon
Menerima tamu
Memfasilitasi rapat
Menulis surat yang diperlukan segera
Memantau kebersihan dan ketertiban kesekretariatan
Mencatat dan memberitahukan agenda Ketua Umum dan SJ
Mengirim surat-surat via pos, faksimile, atau e-mail
Sarat pengajuan pembuatan Surat keputusan
Mengajukan surat permohonan pembuatan SK (surat keputasan)
melampirkan surat ketetapan Musyawarah Unsri
melampirkan lembar kepengurusan BEM-FE Unsri
SURAT MENYURAT
Kepala Surat
Nomor    :                   Tanggal
Lampiran    :
Hal        :
Yang kami hormati
………………………….
………………………….
Salam Pembuka,
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
Salam Penutup,
Tanda tangan
Nama Jelas
Nama Jabatan
Tembusan
…………….
…………….
Inisial
Tanggal Surat
Nomor Surat
Surat yang dikeluarkan Departemen:
Nomor    : 000/Jenis Surat/Nama Departemen/ BEM-FE/Bulan(Romawi)/2007
Contoh:
Nomor: 010/U/IO/BEM-FE/I/2007
Surat yang dikeluarkan kepanitiaan pada Departemen:
Nomor    : 000/Jenis Surat/Nama Departemen/Nama Kegiatan/ BEM-FE/Bulan(Romawi)/2007
Contoh:
Nomor: 010/PH/HM/BAKSOS/ BEM-FE/VII/2007
Surat yang dikeluarkan Kepanitiaan Bersama (Non Departemen)
Nomor    : 000/Jenis Surat/Nama Kegiatan/KD-e/ BEM-FE/Bulan(Romawi)/2007
Contoh:
Nomor: 010/U/MILAD IX/KD-e/BEM-FE/III/2007
Catatan:
à Bila tidak ada lampiran, kata Lampiran tidak usah dituliskan
Pihak pengeluar surat di BEM-FE Daerah ditulis dengan kode:
NO    PIHAK PENGELUAR SURAT    KODE
01    Gubernur     GM
02    Sekretaris Umum    SU
03    Bendahara Umum    BU
04    Biro Kesekretariatan dan Rumah Tangga    KRT
05    Biro Wirausaha    WR
06    Departemen Internal Organisasi    DK
07    Departemen Kajian Ekonomi    HM
08    Departemen Humas Dan Media    MB
09    Departemen Minat dan Bakat    DHM
Berikut ini kode-kode surat yang dibakukan:
NO    JENIS SURAT    KODE SURAT
1    Permohonan (peminjaman, tempat, ruangan, barang, dll)    PH
2    Undangan (Rapat, audiensi, hearing, dll)    U
3    Pemberitahuan (kunjungan, dll)    B
4    Pengumuman    P
5    Mandat    M
6    Rekomendasi    REK
7    Keterangan    RET
8    Penugasan    T
9    Ucapan    UP
10    Memo    MO
11    Nota    NT
12    Pernyataan    PN
13    Kerjasama    KS
14    Balasan    SB
15     Surat Keputusan    SK    SK
16     Internal    A
17     Eksternal    B
4. Perihal
Perihal    : Permohonan peminjaman tempat
Hal    : Pemberitahuan kegiatan
5. Lampiran
Lampiran: Lima berkas
Lamp.       : Satu lembar
6. Alamat
Contoh alamat (dalam) yang benar:
Ykh. Ir. Latif
Jalan Pulo Asem Utara 7 No. 12
Jakarta Timur 13210
Atau
Yang kami hormati
Bapak Budiman
Jalan Teuku Umar No. 24
Jakarta Pusat
Atau
Ykh. Pimpinan Bank Dagang Negara
Jalan H.M. Thamrin
Jakarta Pusat
7. Salam Pembuka
Assalamu’alaikum warahmatullahi  wabarakaatuh,
Salam Pramuka,
8. Isi Surat
- . Pembuka Surat
Dalam rangka perapihan administrasi kesekretariatan BEM FE UNSRI, kami akan menerbitkan buku panduan kesekretariatan …
Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 5 Januari 2001 No. 007/SB/Kes-i/BEM-FE/I/2001 tentang persyaratan menjadi anggota BEM-FE, dengan ini kami beritahukan bahwa …
-. Isi Surat
Terserah Anda dong
-. Penutup
1.    Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
2.    Atas perhatian dan kerjasama Saudara selama ini, kami ucapkan terima kasih.
3.    Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara.
Salam Penutup
Salam takzim,
Salam kami,
Hormat kami,
Wasalam,
Tanda Tangan dan Nama Jelas Jabatan
Contoh:
Yuli Widy Astono,SP
Ketua Umum
Fedriyansyah, PS
Sekertaris Jenderal
Tembusan
Tembusan:
Ketua Umum
Sekretaris jendral
Kepala Biro Kesekretariatan
Sdr. Suryani, S.Si
ATURAN PENANDATANGAN
Surat yang dikeluarkan oleh BEM-FE
Dikeluarkan oleh Ketua Daerah
stempel (BEM memiliki stempel
Sendiri)
Gubernur Mahasiswa                Sekretaris Umum
Dikeluarkan oleh Departemen
stempel
Gubernur Mahasiswa                       Ka. Departemen
atau:
Ka. Departemen                     Sekretaris Departemen
Mengetahui,
stempel
Gubernur Mahasiswa
Catatan:
stempel harus terkena Tanda tangan
Dikeluarkan mengatas namakan
stempel di kanan TTD Ketum
REKAPITULASI SURAT KELUAR
No    Tgl Surat    Nomor Surat    Perihal/
Berita    Tujuan    Ket
AGENDA SURAT MASUK
No    Tgl Masuk    Tgl Surat    Nomor Surat    Dari Siapa    Perihal/Berita    Ditujukan Kepada    Ket
Gunakan kop surat yang baku dan terbaru (Alamat, Telp, dan E-mail)
Surat yang dikeluarkan oleh masing-masing dept/biro memiliki nomor masing-masing, tidak bersifat central. Jadi semua dept/biro memulai penomoran surat dari No. 001
Formulir Penerimaan Telepon
Formulir Penerimaan Tamu
PERHATIAN
Bentuk  buku inventaris perlengkapan BEM-FE
No    No. Inv.    Nama Barang    Jmlh    Spesifikasi    Keterangan
1.     01.02/DK/ 93    Telepon
1
Metode Arsipasi
No    Bentuk laporan (periode……….)
1.    Pernyataan Sikap
2.     Surat keluar
3.    Surat masuk
4    Notulensi
Bentuk kartu pinjam
KARTU PINJAM ARSIP
Biro Kesekretariatan BEM FE
Nama peminjam    Tanggal pinjam    Tanggal Kembali    Perihal     Tanda Tangan Peminjam    Tanda tangan pengembaliaan
PROPOSAL DAN LAPORAN KEGIATAN
Proposal adalah usulan. Suatu kegiatan beranjak dari suatu pemikiran (gagasan) yang dituangkan dalam suatu perencanaan kegiatan. Untuk merealisasikan gagasan tersebut perlu dibuat rancangan kegiatan atau lazimnya disebut Proposal Kegiatan
Banyak jenis proposal kegiatan, tergantung pada jenis kegiatan yang akan dilakukan. Dalam penjelasan bagian-bagain proposal berikut merupakan gabungan dari berbagai jenis proposal kegiatan, tinggal memilih mana yang lebih relewan dengan kegiatan.
Dalam penyusunan proposal kegiatan, ada hal-hal yang perlu dibuat, antara lain:
Pendahuluan
Berisi latar belakang kegiatan, gambaran umum dan arti penting diadakannya kegiatan tersebut.
Dasar Pemikiran
Dengan mengutip peraturan-peraturan, undang-undang, dsb. Jika itu kegiatan keislaman, maka yang dikutip adalah ayat-ayuat Al-Qur’an dan hadits-hadits yang relevan dengan jenis kegiatan.
Landasan Operasional
Berupa surat tugas panitia, surat keputusan, program kerja, surat keputusan menteri, Uud, dll.
Tujuan atau maksud Kegiatan
Berisi beberapa tujuan (hasil) yang ingin dicapai melalui kegiatan yang diadakan.
Manfaat kegiatan
Membuat target manfaat yang diharapkan setelah diadakannya kegiatan tersebut.
Nama/tema dan Bentuk Kegiatan/Jenis Usaha
Berisi nama kegiatan atau temanya disertai penjelasan singkat bentuk kegiatan tersebut, misalnya: ceramah, diskusi, games, nasyid, pemutaran film, muhasabah, dll.
Waktu dan Tempat Kegiatan
Mengenai rencana waktu dan tempat, berupa hari dan tanggal, waktu pelaksanaan, dan tempat pelaksanaan.
Peserta (Anggota/Sasaran)
Menentukan peserta (sasaran) kegiatan, disesuaikan dengan tema dan jenis kegiatan.
Panitia (Pengurus)
Menyebutkan siapa yang menjadi panitia penyelenggara kegiatan atau pengurus kegiatan. Biasanya oleh suatu lembaga/badan/organisasi/yayasan, dll.
Penceramah/Pembicara/Instruktur
Menyebutkan satu atau beberapa alternatif penceramah/pembicara/instruktur yang akan mengisi kegiatan tersebut.
Materi atau Topik-topik Pembahasan
Menentukan materi atau topik yang menjadi bahan pembicaraan atau pembahasan untuk masing-masing pembicara bila pembicara lebih dari satu orang.
Sumber dana (Pemodalan)
Bebrapa alternatif renacna sumber dana, antara lain biasanya berasal dari saldo kas, donatur, dana pemerintah atau swasta, dan infak serta sponsor yang tidak mengikat dan halal.
Pemasaran
Membuat rencana pemasaran, baik menyangkut sistem, jangka waktu, sarana dan segmentasi pasar (pengelompokan),
Pembagian Keuntungan
Menentukan sistem pembagian keuntungan (bagi hasil dari saldo kegiatan yang telah dilaksanakan. Misal: 60% bagi pengusaha dan 40% bagi pemasok dana (penggalang dana)
Pengembangan Usaha
Membuat prediksi awal untuk pengembangan usaha lebih lanjut untuk masa selanjutnya setelah melihat perkembangan usaha yang dilakukan. Misal: dengan menambah jenis produk, memperluas jaringan pemasaran, melibatkan lebih banyak donatur,dsb.
Anggaran Biaya
Memperkirakan total jumlah anggaran biaya uang yang dibutuhkan dalam melaksanakan suatu kegiatan, hal ini diketahui setelah membuat anggaran biaya (dibuat oleh bendahara).
Penutup
Dalam penutup ini biasanya berisi harapan-harapan dari panitia, kalimat penetralisir apabila ada sesuatu yang belum diatrur dalam proposal kegiatan. Juga ucapan terima kasih pada semua pihak yang berhubungan atau terkait.
Setelah penutup, di bagian akhir dibuat tempat dan tanggal dibuatnya proposal dan ditandatangani oleh panitia pelaksana (biasanya ditandatangani oleh ketua dan sekretaris) dan diikuti tanda tangan pihak-pihak berwenang (diketahui oleh pihak berwenang sebagai keabsahan proposal).
Pada bagian akhir proposal dibuat lampiran-lampiran yang diperlukan, seperti:
Susulan kepanitiaan (penasehat, pembina, tim pengarah/SC, panitia pelaksanaan/OC)
Anggaran biaya, ditandatangani oleh bendahara
susunan acara
Jika acara belum dapat dipastikan, dibuat catatan bahwa sewaktu-waktu acara mengalami perubahan.
Selain proposal yang perlu menjadi perhatian adalah pembuatan laporan setelah terlaksananya suatu kegiatan.
Laporan Kegiatan
Laporan ini dibuat bagian-bagiannya dengan berpedoman pada proposal kegiatan. Namun ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu;
Tidak semua bagian yang ada dalam proposal dituliskan kembali, contoh: susunan panitia. Namun hal ini juga tergantung kebutuhannya.
Menggambarkan kondisi objektif kegiatan yang didukung oleh lampiran. Kondisi objektif ini menceritakan jalannya kegiatan dari perencanaan sampai hari pelaksanaan. Contoh: respon peserta terhadap kegiatan, masalah pencarian dana dan dukungan masyarakat terhadap kegiatan.
Evaluasi kegiatan, sehingga kekurangan/kendala dapat diantisipasi pada kegiatan serupa.
Rekomendasi yaitu rekomendasi bagi pelaksana kegiatan selanjutnya.
Beberapa poin tambahan yang sebaiknya dicantumkan sebagai lampiran pada laporan kegiatan kegiatan, seperti :
Daftar kehadiran (absensi) sebagai penunjuk jumlah peserta (anggota) yang hadir pada kegiatan tersbut.
Rekapitulasi pengeluaran dan pemasukkan dan untuk kegiatan beserta tanda bukti transaksi  yang dilakukan.
Rekapitulasi surat menyurat, baik yang dikeluarkan oleh panitia maupun yang masuk ke panitia.
Dokumentasi, dapat berupa foto-foto kegiatan.
Jika ada pengurus yang mengikuti suatu kegiatan atas nama lembaga (dalam hal ini BEM-FE) baik itu kegiatan yang bersifat lokal maupun nasional maka kepada yang bersangkutan harus membuat laporan kegiatan/laporan perjalanan dengan format yang serupa.
PEKERJAAN KECIL YANG TERLUPA
Terkadang ada beberapa pekerjaan kecil yang luput dari amatan kesekretariatan. Namun sebenarnya hal-hal tersebut penting dalam menunjang profesionalitas organisasi. Beberapa hal tersebut adalah:
Amplop Surat
Dalam pengetikan amplop, nomor surat diketik di sudut kiri atas, sedangkan alamat tujuan surat pengetikannya dimulai dari tengah-tengah amplop.
Contoh:
Amplop surat resmi dicetak berkop seperti halnya kertas surat. Untuk amplop surat yang dicetak berkop (kepala surat), penulisan nomor surat di bawah kop surat. Sedangkan untuk amplop surat tanpa kop diberi cap organisasi di sudut kiri atas.
Tanda Bukti
Tanda bukti diperlukan bila kita memasukkan suatu surat yang ditujukan kepada lembaga formal (khususnya ekstern). Blanko ini digunakan untuk bukti pengecekan ulang (konfirmasi)
Contohnya:
Formulir Pendaftaran
Formulir atau biodata dibuat untuk dipergunakan sebagai alat menjaring data yang dibutuhkan dari calon anggota atau peserta. Bila biodata lebih dari satu lembar, sebaiknya diisi oleh yang bersangkutan di rumah, atau menyediakan waktu khusus yang cukup. Hal ini dimaksudkan agar data yang diperoleh akurat dan onyektif.
Lain-lain yang Cukup Mendukung
a.    Format Absensi Rapat
Dalam format ini setidaknya dibuat nama rapat, waktu dan tempat, pemimpin rapat, nomor urut, nama, utusan, jabatan, tanda tangan.
b.    Format Hasil Rapat (Lembar Notulen)
Dalam format ini dituliskan agenda rapat dan hasil atau kesimpulan yang diperoleh dari pertemuan/rapat pengurus organisasi atau panitia pelaksana kegiatan.
c.    Format Absensi Peserta (Anggota) Kegiatan
Dalam format ini dicantumkan nama kegiatan, waktu pelaksanaan, tempat, nomor urut, nama, utusan, dan tanda tangan.
d.    Kartu (Name Tag) Peserta dan Panitia atau Kartu Anggota
Kartu merupakan sarana identitas yang bersangkutan, untuk itu harus memuat data yang bersangkutan (minimal nama dan utusan).
e.    Kwitansi
Setiap pengeluaran yang dilakukan oleh organisasi (dalam hal ini wewenang Bendahara atas izin pimpinan/ketua) harus menggunakan tanda bukti pembayaran. Tanda bukti ini digunakan sebagai bukti pemasukan atau pengeluaran yang bersumber dari keuangan intern organisasi.
f.    Piagam Penghargaan
Piagam yang akan diberikan kepada peserta dan panitia akan lebih baijk bila diberikan langsung setelah kegiatan selesai pada saat itu juga. Piagam memiliki nilai kredibilitas jika ditandatangani oleh yang berwenang, selain panitia/pengurus.
g.    Format Riwayat Hidup
Jika organisasi menyelenggarakan suatu kegiatan berupa ceramah atau seminar dan sejenisnya, perlu disiapkan format baku Daftar Riwayat Hidup yang ditujukan kepada pembicara. Biasanya selain data pribadi yang bersangkutan, juga dibuat riwayat pendidikan formal atau non formal, pengalaman organisasi, dan pengalaman kerja. Daftar Riwayat Hidup ini pun dapat ditujukan bagi pengurus atau kepanitiaan.
h.    Lain-lain yang dianggap pelru, seperti: daftar petugas piket; daftar kegiatan harian yang dilakukan oleh organisasi; format rekapitulasi peserta rapat harian; dan lain-lain.